MANUAL DEL USUARIO
ESCOLAR, es un sistema integrado que controla,
administra, ejecuta el proceso administrativo de matriculación y calificaciones estudiantiles
de una Institución educativa.
La utilización de ESCOLAR se hace más
efectiva, por cuanto permite regular el funcionamiento del sistema con parámetros,
que regirán durante todo el año lectivo, transformándose en un sistema
flexible y parametrizado, que permite ajustar su funcionamiento en base a los requerimientos de la ley de
educación ecuatoriana LOEI y su Reglamento.
El presente documento trata
de explicar a los usuarios de ESCOLAR, el funcionamiento del sistema y como
deberíamos operarlo para un mejor rendimiento.
A) GENERALIDADES
Para el mejor
uso y comprensión del presente manual, es necesario manejar cierta terminología
especializada:
A.1. Sistema.- Conjunto de
Subsistemas Ej. Vehículo conjunto de partes y piezas, llantas, frenos, motor, sistema
eléctrico, etc. que trabajan juntos para transportar de un sitio a otro,
Sistema Escolar
A.2. Subsistema.- Conjunto de
elementos inter-relacionados que trabajan mancomunadamente para conseguir un
objetivo común. Ej. En Sistema Vehículo, el Sistema eléctrico, sistema de
frenos, etc. En el sistema Escolar los subsistemas SIMA, SICA.
A.3. Dato.- Es
una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc.) de un
atributo o variable cuantitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos
y entidades.
A.4. Información.- Es la interpretación que se
le da a los datos o conjunto de datos bajo ciertas reglas y convenciones, y
representa una idea o mensaje claro y completo.
A.5. Módulo.- Conjunto de
opciones con características comunes
A.6. Computadora.- Es una máquina
electrónica automática capaz de procesar datos a grandes velocidades.
A.7. Informática.- Ciencia que estudia el
tratamiento automático de la información usando máquinas automáticas.
A.8. Campo.- Espacio donde se almacena un dato.
A.9. Código.- Dato diseñado
de tal forma que permita identificar plenamente a un registro dentro de una
tabla de datos.
B)
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Los
requerimientos del sistema son las características mínimas que debe reunir el
equipo computacional en donde se instalará es sistema ESCOLAR.
B.1. Requerimientos de Hardware
B.1.1. Procesador Dual-Core 1.2 Mhz o superior
B.1.2. Capacidad de almacenamiento en
disco 10 GB
B.1.3. Monitor SVGA con una resolución
del 1162 x 864 píxeles o superior
B.1.4. Teclado normal
B.1.5. Mouse normal
B.1.6. Unidad de CDROM para Instalación
B.1.7. Impresora 132 columnas
B.2. Requerimientos de Software
B.2.1. Sistema Operativo Windows 98 o
superior hasta Windows 2003 Server
B.2.2. Microsoft Access, únicamente
para reparar la base de datos cuando sea necesario
C)
INSTALACIÓN DE ESCOLAR
Para instalar escolar realizar
los siguientes pasos:
·
Ingresar el CD del sistema ESCOLAR en la unidad de CDROM del
equipo
·
Esperar a que se ejecute el autorun (Aparece un menú con tres
opciones), si no aparece el menú, dar doble clic con el mouse en MI PC
(Escritorio), doble clic en el icono de la unidad de CD doble clic en Escolar.exe.
·
Dar clic en la opción INSTALAR MATRÍCULAS
·
Seleccionar si la instalación es para Servidor o Estación de trabajo
·
Seguir los pasos que el proceso de Instalación le va pidiendo. (Se
sugiere instalar en la carpeta C:\Escolar
no es indispensable, en el caso de no hacerlo se recomienda anotar la ruta para
instalar calificaciones).
·
Ingresar al sistema la
Ruta en dónde se instaló el sistema, el momento que lo
solicite.
·
Dar clic en INSTALACIÓN DE CALIFICACIONES
·
Seguir los pasos del proceso de instalación. No se olvide que la ruta
o carpeta a seleccionarse debe ser la misma donde se instaló Matriculas.
·
Seleccionar si la instalación será para Servidor o estación de
trabajo.
·
Ingresar al sistema la
Ruta en dónde se instaló el sistema, el momento que lo
solicite.
·
Dar clic en salir.
Si al momento del proceso de
Instalación, ver la sección de contingencias de este manual, en su parte
pertinente.
D)
SUBSISTEMA DE MATRICULACIÓN ESTUDIANTIL SIMA
El Subsistema SIMA, son
un conjunto de procesos y procedimientos, que administran, controlan y regulan
la matriculación de estudiantes en una Institución Educativa, almacenando los
datos ingresados en una base de datos, los cuales son utilizados en la
generación de informes con información valiosa para la Institución ; así como
también comparte esta información con el subsistema de calificaciones
estudiantiles SICA. Antes de proceder con la explicación de las opciones
del sistema; empezaremos describiendo brevemente a cada uno de los íconos
utilizados con el proceso y que realizan en cada caso.
D.1. Principales Procesos:
Botón Nuevo.- Utilizado generalmente para
ingresar un nuevo dato al sistema, se caracteriza por limpiar los campos de la
pantalla y ubicar el cursor en el primer campo
del diseño, habilita los campos de carga de datos y permite el ingreso
del nuevo dato.
Botón Abrir/Consultar.- Da paso a una consulta de datos, limpia los
campos de pantalla, bloquea todos los campos a excepción del campo nombre
y/o campo código, permite el ingreso del
campo establecido para la consulta del dato.
Botón Grabar.- Graba los datos ingresados en los campos que se encuentran en el
diseño pantalla.
Botón Modificar.- Permite modificar los datos consultados, este proceso se encuentra
deshabilitado normalmente y se habilita después de una consulta exitosa.
Botón Eliminar.- Elimina de la
base de datos, los datos consultados en pantalla, para esto habrá una
repregunta de confirmación de eliminación de datos, si la respuesta es
afirmativa, los datos se eliminarán.
Botón Imprimir.-
Imprime
la consulta o informe presentado en pantalla, para esto permite opcionalmente
seleccionar la impresora sobre la que vamos a imprimir el informe.
Botón Procesar.- Como el nombre lo
indica sirve para procesar los datos consultados o en su defecto los datos que
corresponden a los parámetros establecidos en la opciones de la pantalla.
Botón Excel.- Indica que la información consultada o la presentada en pantalla será enviada al
formato de Excel.
Hoja de matrícula.- Consulta la Hoja de matrícula generada
durante el proceso de matriculación estudiantil y le da la opción de
imprimirla.
Certificado de matrícula.- Genera el certificado de
matrícula y le la opción de imprimirlo.
Además el
Sistema de Matriculación estudiantil está conformado por los siguientes
módulos:
D.2. Módulo de Matriculación
Como
es obvio en este módulo se reúnen las opciones que hacen posible el proceso de
matriculación de los estudiantes en la institución, y consta de las siguientes
opciones:
D.2.1.
Carga de datos personales
Programa
mediante el cual cargamos a la base de datos del sistema los datos personales
del estudiante, refiriéndonos a datos personales a todos aquellos datos que son
innatos del ser humano, por herencia, nacionalidad y vivencia.
La casilla de verificación
Código automático debe estar habilitada para que el sistema genere un código
para estudiante nuevo, de no ser así el usuario deberá disponer de un código para
dicho alumno y ubicarlo en el espacio dispuesto para este fin.
Diseño del Código:
1
|
4
|
0
|
0
|
0
|
1
|
Número secuencial de 4 dígitos
Ej. 0001, 0002, etc.
|
  |
   |
|||||
 |
Los 2 dígitos finales del
año lectivo Ej. 2014, 2015, etc.
|
|||||
Ejemplo
de códigos:
140001 => 14 del año lectivo
2014-2015 y 0001 que es el primer estudiante nuevo matriculado en el año
lectivo 2014-2015.
140002 => 14 del año lectivo
2014-2015 y 0002 que es el segundo estudiante nuevo matriculado en el año
lectivo 2014-2015.
Ingreso de
Apellidos y Nombres.- El segundo
campo a digitar en el diseño de pantalla es apellidos y nombres, es importante
mencionar que conforme va digitando los apellidos y nombres del estudiante, en
el recuadro de la parte inferior derecha se van filtrando un listado de nombres
que coinciden con los caracteres digitados, esto significa que ya existe en la
base de datos y no se trata de un estudiante nuevo, proceda a seleccionar,
dando doble clic sobre el nombre, evitando de esta manera puedan haber duplicados de estudiantes.
Sexo del
Estudiante.- Escoger el Sexo de la lista desplegable que presenta la pantalla de
matriculación.
NOTA:
1) Deben ser llenados cada uno de los campos que
presenta la pantalla.
2) Para habilitar
la edición de los campos es necesario primero dar clic en el botón Nuevo cuando se trata de introducir un
nuevo estudiante, y el botón Modificar
si se trata de hacer correcciones a los datos ingresados.
D.2.2.
Matriculación Manual.-
Programa mediante
el cual se ingresan datos de matriculas al sistema, es el segundo paso en
proceso de matriculación estudiantil.
Nuevo
Estudiante.-
1. Debe iniciar
dando clic en el botón Nuevo, el
espacio de Código del estudiante, y
todos los campos del formulario se limpian, listos para recibir datos.
2. Ingresar Código
del estudiante y presionar la tecla de retorno “ENTER”
3. Si no dispone
del código del estudiante, o no lo recuerda; puede empezar digitando en el
espacio de nombre del estudiante el
primer apellido del alumno, esto hace que en la sección de Selección del estudiante, se filtren los alumnos con ese apellido. Escoger
al alumno dando doble clic sobre el nombre
del que queremos matricular.
4. Si el
estudiante ya está matriculado, se muestra la información de matrícula es decir
todos los campos llenos con la información del alumno. Si no está matriculado,
únicamente aparecerá el nombre del estudiante en el espacio correspondiente,
dando paso para el ingreso del resto de campos.
5. Debe
seleccionar con el mouse los campos NIVEL, JORNADA ESPECIALIDAD. Esto hace que
se filtren los cursos disponibles en ese nivel y especialidad.
6. De idéntica
manera seleccione el curso para que se carguen los paralelos de ese curso.
7. Utilizando este
principio, completar el formulario, llenando todos sus campos.
8. Grabar lo datos
ingresados, dando clic en el botón de Grabación de datos.
NOTA:
·
En el campo Documento de autorización de matrícula,
se llenará cuando el estudiante trae documento de autorización de matrícula, ya
sea por cambio de colegio, autorización de tercera matrícula, etc.
·
En el campo estudiante retirado, debe estar en “No”.
·
Archivo Histórico debe estar habilitado cuando el
estudiante retorna después de haber estado ausente al menos un año o lo que es
lo mismo viene de años anteriores.
Consulta de Datos
de Matrículas
Proceso
mediante el cual realizamos una visualización de los datos de ingresados al momento de matricular al
estudiante; siga los siguientes pasos:
1. Clic en el Botón
Abrir-Consultar, Para habilitar los campos que se encuentran Bloqueados.
2. Existen dos
formas de consultar los registros:
a. Digitar Código
del estudiante en el espacio correspondiente
b. Digitar
Apellidos del estudiante en el espacio de Nombre
del Estudiante en el recuadro de la parte inferior derecha de la pantalla,
se filtran los alumnos que les corresponde el o los apellidos ingresados;
buscar al alumno y dar doble clic sobre el estudiante buscado.
Es importante
señalar que consulta de datos, es el punto de partida a los procesos de:
Modificación de datos, Eliminación de Matrículas e Impresión de certificados.
Modificación de
datos de Matrículas
Una vez
realizado el proceso de consultas de datos, se habilita el botón modificación
de datos:
1. De cualquier
forma se recupera la información almacenada en la Base de datos y se muestra en
la pantalla; cabe señalar que la información mostrada está bloqueada (No
permite modificar), presionando el botón Modificar
habilitamos los campos y por consiguiente podremos realizar los cambios en los
campos deseados. El nombre del estudiante no deberá modificarse en esta
pantalla o programa; para esto ingrese por la opción de Carga de datos Personales.
2. Realizados los
cambios a los datos, debemos refrescar la base de datos, realizando en proceso
de grabación. Dar clic en botón Grabar.
Eliminación de
Matrículas.
Como es obvio
es un proceso que elimina los datos de matriculación del estudiante. Dicho de
otra forma es la opción que permite eliminar la matrícula de un estudiante, y
se habilita esta opción únicamente después de haber realizado una consulta de
datos.
Impresión de
Documentos.
Por este
proceso se imprimen dos certificados:
1.
Hoja de Matrícula.- Documento
que forma parte del libro de matrículas, es la primera opción de impresión de
datos. Al seleccionar esta opción de impresión, muestra en una nueva ventana a
manera de vista previa el documento a ser enviado a la impresora, para
imprimirla dar clic en el botón de la impresora; el documento se imprimirá por
la impresora seleccionada.
2.
Certificado de
Matrícula.- Es la segunda opción de impresión, imprime el certificado de
matrícula después de mostrar la vista previa del certificado y la selección de
la impresora.
D.2.3.
Matrícula Semi-automática
Programa
mediante el cual, se pretende aligerar el proceso de matriculación estudiantil,
con la carga de los datos más relevantes, para posteriormente completar el
ingreso de datos. Este proceso resulta muy útil para procesar los listados de
estudiantes enviados por las direcciones distritales a los establecimientos
educativos.
Nuevo.- Al presionar
este Botón, limpia la nómina de estudiantes, utilizado especialmente como punto
de partida para cargar un nuevo grupo de estudiantes y matricularlos.
Procedimiento
de Matriculación Semi-Automática.-
1. Llenar los
datos concernientes a la sección de parámetros, como: Sección, Nivel,
Especialización, Curso y Paralelo.
2. Llenar los
datos de Provincia, Cantón Parroquia, Nacionalidad del Padre, Nacionalidad de
la Madre, Fecha de matrícula.
3. En el espacio de
Número de Estudiantes a ingresar, digitar el número de estudiantes del listado
disponible, y luego presione la tecla de retorno ENTER (Se genera una matriz
con el número de filas solicitado).
4. Copiar el
Listado de estudiantes disponible (Desde Word, Excel o desde otro archivo
disponible).
5. Dar clic en el
botón Procesar sexo del estudiante.
Este proceso ubica el sexo del alumno en forma automática, Si bien es una
opción bastante útil, no obstante es necesario revisar el resultado y corregir
si es necesario.
6. Luego de haber
cumplido con los pasos anteriores, es seguro que debe estar habilitado el botón
Data. Presione el botón procesar.
Este proceso matricula en forma automática al estudiante, generando el código y
número de matrícula. El proceso para completar datos de matriculación se
realizará en fechas posteriores, en la que la autoridad fijará un período de
tiempo para este fin.
D.2.4.
Reorganización
de número de matrícula
Este proceso
permite reorganizar los números de matriculas, especialmente cuando se ha
ejecutado el proceso de matrícula Semi-Automática. Procede a generar el número de matrícula en
orden ascendente por cada uno de los estudiantes.
D.2.5.
Incrementar / Disminuir
Paralelos
Programa que
permite especificar el número de cursos y, el número de paralelos con el que
debe trabajar el sistema, hecho esto dar clic en el botón Guardar.
D.2.6.
Datos Históricos
Cuando el
sistema ha trabajado en la Institución más de una año lectivo, se puede
utilizar esta opción. Cambia de período lectivo de trabajo. Esto se hace
necesario cuando se necesita información de estudiantes de años anteriores.
D.2.7.
Salir
Sale del
Sistema y retorna al control de sistema operativo.
D.3. Módulo de Consultas
Módulo que
permite realizar consultas sobre la información entregada al sistema durante el
proceso de matriculación estudiantil, Esto se lo puede hacer ejecutando las
diferentes opciones diseñadas en el módulo de Consultas.
Los procesos de
consultas únicamente permite visualizar la información más no habilitan la
realización de cambios a los datos ingresados. Si el requerimiento es realizar
cambios, debe hacerlo por el Módulo de Matriculación por la opción que permitió
la carga de dichos datos datos.
D.3.1.
Estudiantes
Datos Personales
Proceso
mediante el cual consultamos los datos personales ingresados al sistema durante
el período de matriculación estudiantil, en la paso No. 1 “Carga de datos
personales”. Opción que permite visualizar los datos, para esto puede consultas
de dos formas diferentes:
1. Primera Forma:
a. Presione el
Botón nuevo para habilitar el campo Código y campo Nombre del estudiante.
b. Digite el
código del estudiante en el espacio correspondiente
c. Presiones la
tecla de retorno “ENTER”
2. Segunda Forma:
a. Presione el
Botón nuevo para habilitar el campo Código y campo Nombre del estudiante.
b. Digite
apellidos y nombres hasta poder ubicar el nombre del estudiante en el recuadro
de Lista de estudiantes
c. Dar doble clic
sobre el nombre del estudiante deseado
D.3.2.
Número de
matriculados
Esta opción
entrega el total de estudiantes matriculados en el nivel y sección deseado,
actualizado al la fecha y hora de la
consulta. Esta consulta está dada bajo los siguientes parámetros:
Por curso y
Paralelo.- Entrega información del
total de estudiantes matriculados en el curso, así como de estudiantes
matriculados en el curso y paralelo, estrega la tabla de totales y su gráfica.
Por curso y
Especialidad.- Entrega información sobre el total de estudiantes matriculados por
curso y especialización con la gráfica de barras resultante.
Por curso y Sexo.- Presenta
información de total de estudiantes hombres y total estudiantes mujeres de cada
curso y la gráfica de esta tabla de datos.
Por especialidad
y sexo.- De igual forma presenta total matriculados hombres y mujeres de cada
especialidad y su gráfica.
Funcionamiento:
1. Seleccionar
Nivel y Sección en los espacios correspondientes presentados en la parte
superior de la pantalla.
2. Clic en el
botón de consulta de datos,
3. Imprimir la(s)
consulta(s), dando clic en el botón imprimir y escoger la ventana (pestaña)
deseada para la impresión.
D.3.3.
Listados
D.3.3.1.
Estudiantes
matriculados
Opción que
permite imprimir listados de estudiantes matriculados, de acuerdo a los
parámetros: Nivel, Jornada, Especialidad, Curso, Paralelo, cualquier
combinación de éstos o parte de ellos;
luego dar clic en el botón procesar, listo, consulta deseada.
El listado
generado, puede ser impreso, bajo dos formas de impresión
-
Impresión
normal.- Muestra una vista previa a la impresión del documento. En esta
permite configurar la impresión con parámetros como: Selección de impresora
dando clic en options, Magins, porcentaje de visualización, Close, Print.
-
Impresión
antigua.- Se incluye esta opción por su forma de impresión, forma de ahorro de
tinta.
Además otorga
la posibilidad de almacenar el contenido de la consulta en un archivo magnético
de Microsoft Excel.
D.3.3.2.
Estudiantes
retirados
Esta opción
consulta e imprime listados de estudiantes retirados, su funcionamiento es
idéntico a la opción de estudiantes matriculados. En caso de requerir mayor
explicación, leer el tema de Listado de
estudiantes matriculados.
D.3.3.3.
Impresión de
documentos (Sin Logotipo)
Permite
imprimir la Hoja de matrícula y el Certificado de matrícula sin el logotipo de
institución.
Procedimiento.-
1. Para conseguir
el alumno del que se quiere realizar la impresión de los documentos, puede
realizarlo de dos formas:
a) Digitar Código
del estudiante y presionar la tecla de retorno “ENTER”.
b) En el espacio
para nombre digitar los primeros caracteres del primer apellido del estudiante
y presionar la tecla ENETER. Hecho esto en este objeto (Objeto Combo), se han
filtrado todos los alumnos cuyo apellido empieza con los caracteres digitados;
Clic en el borde derecho del objeto y aparecerá la lista de estudiantes
filtrados, seleccionar el alumno requerido, dando clic sobre en nombre de éste.
2. Si la consulta
es exitosa, Se habilitan los botones Hoja de Matrícula y Certificado de
Matrícula. Clic sobre el botón del Certificado deseado.
3. Presenta un
vista previa, pudiendo desde ahí enviar a la impresora y por consiguiente
efectuar la impresión del documento.
D.4. Reportes
D.4.1.
Listado de
estudiantes
D.4.1.1.
Matriculados
Esta es la
misma opción del Módulo de Consultas, para mayor información ver la Sección de
Consultas, Listado de estudiantes Matriculados.
D.4.1.2.
Retirados
Ver descripción
del Módulo de consultas, sección
estudiantes retirados.
D.4.2.
Certificado de
Matrícula (con logotipo)
Otra forma de
imprimir el certificado de matrícula de un estudiante; seleccionar los parámetros
y en el orden como se piden en la parte superior de la pantalla: Sección o
Jornada, Nivel, Especialidad, Curso, Paralelo y del listado que se ha filtrado
en la lista desplegable (Combo), escoger el alumno, dando clic sobre el nombre
del mismo.
Hecho esto se
habilita el botón imprimir, en el mismo que se presentan dos posibilidades de
impresión del documento, la primera es la imprtesión del certificado de
matrícula del estudiante seleccionado, la segunda es la posibilidad de imprimir
el certificado a todos los estudiantes del curso y paralelo filtrado.
D.5. Procesos Internos
D.5.1.
Nuevo año
lectivo
Si bien es un
proceso que debe ejecutarse al finalizar el año lectivo, no obstante es un
proceso muy importante, Cambia el año lectivo del Subsistema de Matriculación
Estudiantil.
Importante.- Este proceso debe
ejecutarse cuando ha iniciado el período de Matriculación Estudiantil, y aún no
concluye el proceso de calificaciones, debido a que existen alumnos que se
encuentran rindiendo exámenes Supletorios, Remediales y/o exámenes de Gracia.
Ejecutado este proceso, trabajan temporalmente por separado los dos Sistemas
Calificaciones y Matrículas, es decir Mientras esta Matriculando en el nuevo
año lectivo, Calificaciones trabaja con el año lectivo anterior.
Procedimiento
Cambio de Año Lectivo.-
1.
Nombre de la Base de datos Actual.- El sistema
muestra el nombre de la base de datos con la que estuvo trabajando el Sistema.
Ese nombre es sólo informativo, sin embargo debe cambiarse si hay error en el
nombre de la base de datos. (Ver en la carpeta del sistema ESCOLAR sub carpeta
Bases)
2.
Nombre de la Base de datos nueva.- El sistema le sugiere un nombre que básicamente
representa a la primera parte del año lectivo Ejemplo: año lectivo 2015-2016
sugiere el nombre 2015.accdb, nombre que puede ser cambiado por el
usuario pero no la extensión del archivo (.accdb).
3.
Año Lectivo Actual.- Muestra el año lectivo actual, debe cambiar si no corresponde.
4.
Nuevo año lectivo.- Presenta el nuevo año
lectivo, también cambiar si no corresponde.
5.
Nombre del Origen de datos (ODBC).- Es nombre del origen de datos con el que se va ha
crear manualmente.
6.
Una ves que se realizado los pasos del 1 al 5
cuidadosamente, procesar dando clic sobre el botón Procesar.
7.
Salir del programa. Se habrá creado y configurado la
base de datos del nuevo año lectivo.
8.
Crear el Origen de datos (ODBC).- Para crear el Origen de datos ODBC, Ejecute
el Procedimiento de Creación del ODBC.
CREACIÓN DEL
ORIGEN DE DATOS ODBC.-
1.
Sistema
Operativo Windows XP.-
a) Botón de Inicio
b) Panel de
Control
c) Herramientas
Administrativas
d) Orígenes de
datos ODBC
e) Pestaña DSN del
Sistema
f) Botón Agregar
g) Seleccione el
controlador Microsoft Access Driver
(*.mdb, *.accbd)
h) Botón finalizar
i) En nombre del
origen de datos Ingresar el mismo nombre que digitó en el proceso Cambio de año
lectivo, Nombre del Origen de datos ODBC.
j) Botón
Seleccionar
k) SERVIDOR.- En la ventana que aparece
buscar y seleccionar la Base de datos recientemente creada. (Proceso de Nuevo
año Lectivo). Buscar la carpeta de Instalación del Sistema ESCOLAR y dentro de
ella la sub carpeta Bases. Ir al Paso p)
l) TERMINAL.- Botón Red
m) Botón Examinar, buscar en la Red el equipo
servidor, dentro de este la carpeta de Instalación del Sistema ESCOLAR y dentro
de ella la Base de datos creada recientemente en el proceso cambio de año
lectivo.
n) Botón Aceptar
o) Botón Finalizar
p) En la columna
de Nombre de la Base de datos de la ventana seleccionar la Base de datos
recientemente creada. Proceso de cambio de año lectivo.
q) Botón Aceptar
r) Nuevamente
Botón Aceptar
s) Por último
Botón Aceptar
t) Fin
2.
Sistema Operativo
Windows 7, Windows 8, Windows 10.-
a) Escoger opción Buscar
b)
Digitar Herramientas Administrativas y presionar ENTER
c)
Aparece la opción herramientas Administrativas, clic
sobre ella
d)
Seleccionar Orígenes de datos ODBC (32 bits)/(64 bits)
según el caso
e)
Continuar con el paso
p Procedimiento del Sistema
Operativo XP.
f)
Fin
D.6. Salir
Finaliza el
Programa y retorna al sistema operativo Windows.
E)
SUBSISTEMA DE
CALIFICACIONES
El Sistema de
Calificaciones Estudiantiles está formado por ocho Módulos, los cuales serán explicados en este
segmento. Una cualidad importante que vale la pena mencionar, es que las
opciones del Sistema son de funcionamiento estándar, por lo que se explicarán
con detalle cada proceso presentado como un ícono; y con esto cuando el usuario
observe dentro de un proceso; sabrá sobre
su funcionamiento.
PRINCIPALES PROCESOS
Grabación de Datos.- Símbolo que representa al proceso de
Grabación o Regrabación de datos.
Eliminación de Datos.- Elimina los datos presentados o consultados
en pantalla.
Exportar datos 1ra. Forma.- Exporta los
datos mostrados en la tabla o matriz o formato de Excel.
Exportar datos 2da. Forma.- Exporta los
datos de pantalla a formato PDF.
Imprimir formulario.- Proceso de impresión del documento mostrado
en pantalla, previo a la vista preliminar.
Salir.- Finaliza ep programa y retorna al control del Menú
del Sistema.
E.1.
Configuración
Todas las
opciones que presenta este Módulo configuran y/o parametrizan el funcionamiento
del sistema. Es fundamental que antes de utilizar el Sistema se haya
configurado el sistema por medio de todas y cada una de las opciones del
módulo.
E.1.1.
Parámetros del
Período
En esta opción configuramos
el funcionamiento del sistema para cada Nivel de la Institución Educativa.
Cada parámetro
solicitado debe ser ingresado considerando las regulaciones legales del Sistema
Educativo Nacional, por ejemplo: base de calificación, Nombre del Período,
número de decimales, calificación mínima de pase de año, etc. No olvidar de
grabar los datos antes de salir del programa.
E.1.2.
Bloqueo de
Fechas
El Sistema
SICA, prevé como uno de los usuarios de ingreso de datos (Calificaciones) es el maestro o profesor de asignatura y por
tanto las calificaciones no pueden ser ingresadas en cualquier fecha. Por razones
organizativas Institucionales; debe establecerse un rango de fechas para estos
ingresos.
Este proceso permite
establecer los rangos de fechas DESDE, HASTA; que indiquen los topes para la carga
de calificaciones del maestro. Esto podemos establecer para cada período y
Nivel. Además esta sección permite definir los nombres para las calificaciones
obtenidas en las evaluaciones en bloques curriculares. No olvidar que antes de
salir del proceso, debemos grabar los datos establecidos dando clic sobre el
botón grabar de la barra superior.
E.1.3.
Especialidades
Gráfico Nº5
Pantalla Especialidades
Proceso que
permite Ingresar, Modificar, Eliminar Especialidades en un determinado Nivel
educativo, Ej. Nivel Bachillerato.
Especializaciones de: Bachillerato General Unificado, Contabilidad,
Aplicaciones Informáticas, etc.
El código está
formado por 3 dígitos el primero representa el nivel y los dos restante un
número secuencial ascendente. Así:
1
|
0
|
1
|
||
 |
  |
Número secuencial
Ascendente
|
||
Código de Nivel
|
||||
Procedimiento NUEVA ESPECIALIDAD
·
Clic en el botón nuevo
·
Digitar número secuencial usando los dos espacios disponibles por
ejemplo: 01,02,… , 10,11,12, etc. El código del nivel no se digita , el sistema
lo pone de acuerdo al nivel en el que esté trabajando el sistema.
·
Digite nombre de Especialidad
·
En Título de que obtiene ingrese la denominación del
título. Por Ejemplo: Bachiller Técnico en Comercio y Administración.
·
En Especialidad digite la especialización dentro de
ese título. Ejemplo. Aplicaciones informáticas.
·
Grabar los datos
NOTA: Si no
tiene título, ubique un punto en el espacio o simplemente dejar en blanco.
Procedimiento. CONSULTA DE
ESPECIALIZADES
·
Clic en el botón Consultar datos
·
Seleccione la especialidad de la lista desplegable
frente a nombre de la especialidad utilizando el mouse.
·
Se pliegan los datos de la especialidad
seleccionada.
·
Otra forma es digitando el número de la especialidad
si se conoce desde luego.
Procedimiento. MODIFICACIÓN DE
ESPECIALIDADES
·
Para realizar una modificación de datos es necesario
primero realizar la consulta de la especialidad requerida.
·
Clic en el botón de Edición del registro, esto
habilita los campos para ser modificados, excepto el campo código.
·
Realizar los cambios en los campos
·
Grabar los cambios
E.1.4.
Cursos
En esta opción indicamos
al sistema por cada nivel y curso el número de paralelos con los que va ha
trabajar en el presente año lectivo. Por consiguiente, ingrese en forma
numérica el número de paralelos para cada curso solicitado.
Recuerde que
antes de salir del programa debe grabar los datos, para que el sistema pueda
trabajar con ese número de paralelos.
E.1.5.
Empleados
Módulo Empleado
dispone de tres opciones:
-
Carga de Datos
-
Creación de Usuarios
-
Seguimiento a usuarios
E.1.5.1.
Carga de datos
Por esta opción
ingresamos la información del personal de la institución, especialmente del
personal que va ha utilizar el Sistema ESCOLAR.
Procedimiento Nuevo Ingreso.-
·
Clic en el botón nuevo
·
Digitar número de cédula del empleado en el espacio
correspondiente.
·
Nivel de los estudiantes donde concentra su trabajo.
Ej: Nivel Educación Básica / Nivel Bachillerato, etc.
·
Digita Apellidos y Nombres, Sexo, Estado Civil, etc.
·
Complete la información solicitada en el formulario
·
Grabe la información
Procedimiento Modificación de datos.-
·
Clic en el botón nuevo (Habilita los campos)
·
Digitar cédula y presionar ENTER, si hay información
almacenada con esa cédula, se desplegará dicha información.
·
Realice los cambios en los campos que considera hay
error.
·
Grabar los cambios
NOTA.- Para eliminar o dar de baja al empleado,
después de haber consultado al empleado, puede dar clic en el botón Eliminar,
si eso es lo que desea hacer.
E.1.5.2.
Creación de
usuarios
A cada empleado
ingresado al sistema por la opción anterior “Carga de datos”, debe
especificarse el nivel de usuario o el Rol que va ha tener en el sistema.
Un empleado
puede tener más de un usuario, diferenciado por el nombre y número de usuario
claro está, por ejemplo la secretaria
del colegio debe tener el usuario “Secretaria”, para manejo del sistema de
calificaciones estudiantiles y otro usuario para matrículas, porque también realiza
el proceso de matriculación estudiantil. Para cada usuario va ha tener su
correspondiente clave; sin embargo puede repetir la
clave con los dos usuarios, aunque esto no es lo recomendable.
Niveles de Usuario.-
NIVEL
|
NOMBRE DEL
NIVEL
|
DESCRIPCIÓN
|
0
|
Administrador
|
Es la persona que posee a
su disposición todas las opciones del sistema.
|
1
|
Rector
|
Opciones de consulta de
datos
|
2
|
Vicerrector
|
Igual que el usuario Rector
|
3
|
Tutor
|
Listados de estudiantes
|
4
|
Secretaria
|
Opciones de carga de datos
e impresiones de documentos
|
5
|
Auxiliar de Secretaria
|
Carga de datos e impresión
de documentos
|
6
|
Maestro
|
Carga de datos y Consultas,
sólo en las asignaturas a su cargo
|
7
|
DOBE
|
Consulta e impresión de
documentos
|
8
|
Colecturía
|
------------------
|
9
|
Matrículas
|
Usuarios responsables de
matricular
|
Otro ejemplo de
empleados con dos tipos de usuario son los Profesores, el usuario Maestro para
el rol de profesor en el sistema, en el que se observarán las asignaturas y cursos
a su cargo, y otro usuario que es el usuario Tutor, para el ingreso de las
calificaciones de comportamiento de los estudiantes de su tutoría.
Creación de Usuario.-
·
Seleccione el empleado de la lista desplegable, para
el que va ha crear el usuario.
·
Si la selección es exitosa, aparecerá el número de
cédula del usuario seleccionado.
·
En número de usuario, digite un número secuencial
ascendente y consecutivo que represente el número de orden del usuario. Ej. 1,
2, 3, …
·
Ponga un nombre al usuario y digite el espacio
pertinente.
·
Seleccione el Nivel de usuario deseado
·
Digite una clave de máximo 4digitos y/o 4 letras
·
Repita la clave
·
Grabe el usuario.
Para consultar
un usuario, hacerlo simplemente dando clic sobre el nombre del usuario en la
parte inferior de la pantalla. Una
consulta de usuario resulta efectiva especialmente para entregar el código del
usuario, en caso de olvido. Acercar el puntero del mouse al campo “Clave de
acceso”, campo que está lleno con asteriscos y se mostrará en contenido o clave
del usuario.
E.1.5.3.
Seguimiento a
Usuarios
E.1.6.
Materias
E.1.6.1.
Creación de
materias
E.1.6.2.
Designación de
materias
E.1.6.2.1.
Cursos
regulares
E.1.6.2.2.
Grados
E.1.6.3.
Designación de
Profesores
E.1.6.4.
Designación de
tutores / Inspectores
E.1.7.
Consejo
Ejecutivo
E.1.8.
Cambio de Nivel
E.1.9.
Cambio de Año
Lectivo
E.1.10. Salir
E.2.
Calificaciones
E.2.1.
Calificaciones
del Quimestre
E.2.1.1.
Bloques
curriculares
E.2.1.2.
Calificación
Parcial
E.2.1.3.
Importar datos
desde Excel
E.2.1.4.
Examen del
Quimestre
E.2.2.
Examen
supletorio
E.2.3.
Examen remedial
E.2.4.
Examen de
gracia
E.2.5.
Examen de
recuperación
E.2.6.
Comportamiento
E.2.6.1.
Grabación
E.2.6.1.1.
Por materia
E.2.6.1.2.
Tutor /
Inspector
E.2.6.2.
Consulta
E.2.6.2.1.
Del Quimestre
E.2.6.2.2.
Anual
E.2.7.
Consultas y
reportes
E.2.7.1.
Informes de
notas
E.2.7.1.1.
Informe parcial
de aprendizajes
E.2.7.1.2.
Informe parcial
de aprendizajes(Acumulativo)
E.2.7.1.3.
Informe
Quimestral de aprendizajes
E.2.7.1.4.
Informe anual
de aprendizajes
E.2.7.2.
Libro de notas
E.2.7.2.1.
Por materia y
Quimestre
E.2.7.2.2.
Por materia
anual
E.2.7.3.
Mejores
estudiantes
E.2.7.3.1.
De la
materia(global)
E.2.7.3.2.
Del Quimestre
E.2.7.3.3.
Del año Lectivo
E.2.7.4.
Abanderados
E.2.7.5.
Certificados
E.2.7.5.1.
De Promoción
E.2.7.6.
Formularios
E.2.7.6.1.
Hoja de
notas(Completo)
E.2.7.6.2.
Hoja de
disciplina
E.2.8.
Para el
Ministerio
E.2.8.1.
Cuadro de
calificaciones del período
E.2.8.2.
Cuadro de
calificaciones anual
E.3.
Supletorios
E.3.1.
Cuadros
E.3.1.1.
De supletorios
E.3.1.2.
De perdidos y
pasados de año
E.3.2.
Listados de estudiantes
E.3.2.1.
Aprobados
E.3.2.2.
Reprobados
E.4.
Grados
E.4.1.
Cargar notas
años anteriores
E.4.2.
Exámenes de
grados
E.4.3.
Trabajos de
Investigación
E.4.4.
Nómina de
graduados
E.5.
Procesos
Internos
E.5.1.
Recalcular
datos
E.5.2.
Matrícula
automática
E.5.3.
Importar datos
(Desde histórico)
E.5.4.
Exportar datos
(Próximo año lectivo)
E.5.5.
Nuevo año
lectivo
E.6.
Consejo
estudiantil
E.6.1.
Inscripción de
listas
E.6.2.
Votaciones
E.6.3.
Resultados
E.7.
Ayuda
E.7.1.
Acerca de…
E.7.2.
Sistema
E.8.
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